Gebruik je agenda effectief

Bijzonder is dat toch: een afspraak met de tandarts staat altijd goed genoteerd in de agenda van mijn cliënten. Maar afspraken die zij met zichzelf maken, staan er vaak niet in, of slechts benoemd in vage, algemene termen.

Misschien begint het wel met het woord ‘afspraak’. Geinig, nu ik het woord opzoek in de Dikke Van Dale, snap ik gelijk de verwarring. Het betekent: een mondelinge overeenkomst. Ja, gut, als je het zo bekijkt…

De afspraak met jezelf om als thuiswerkende zzp’er elke maandagochtend te werken, is dan snel ‘vergeten’. Wegruimen van de weekendrommel of geinige Facebookfilmpjes kijken… het is vaak makkelijker en verleidelijker om te doen.
Ook de afspraak om wekelijks iets aan je studie te doen, is veel te vrijblijvend. Het ordenen van je aantekeningen, is natuurlijk ook ‘iets aan je studie doen’. En zo beredeneerd is dénken aan je studie (‘eigenlijk zou ik nu moeten studeren’) ook ‘iets doen’… J

​Met cliënten die ik bij hun studieplanning begeleid, werk ik aan het concreet inplannen van de (deel)taken: wanneer heb je een toets? Hoeveel hoofdstukken moet je kennen? Welk hoofdstuk ‘stamp’ je dan op dinsdag en welk op donderdag? En wanneer maak je de opdrachten van vak X die je op dag Y moet inleveren?
Een zzp’er heeft andere taken, maar ook die moeten ingepland worden: op welk dagdeel doe je welke acquisitietaken, op welk dagdeel ga je aan welk artikel werken? En, nog wat verfijnder, ga je je dan algemeen inlezen, specifieke research doen of de inleiding van het artikel schrijven?

Mijn advies: maak wekelijks zo’n planning. Ik weet van een paar mensen (mezelf incluis) dat de zondag een prettige dag is om die taken concreet in de agenda te verwerken. Bij het plannen houd je rekening met de activiteiten die er al staan (sport, thuis zijn voor de kinderen, vergadering etc.).

In de week die volgt, hoef je dan niet zo te dralen bij de vraag: wát ga ik vandaag precies doen als ik zeg: ik ga werken. Het geeft je die dag ook focus, waardoor je minder snel geneigd bent andere taken op te pakken. Natuurlijk zijn er altijd onvoorziene gebeurtenissen. Dat geeft niets, mits je jezelf maar niet ondergeschikt maakt aan de onbedachtzaamheid van een ander.

Overigens zijn de voorbeelden van mijn begeleiding op dit vlak breed. Dit soort timemanagement-interventies deed ik afgelopen jaar bij coaches in loondienst, bij een zelfstandig tekstschrijver, bij een volwassen deeltijdstudent en bij een puberende havoleerling.