Wist je dat datacentra waar wij onze online documenten opslaan – in de cloud – enorm veel stroom verbruiken? Voor mij was het een eyeopener. Hoe dat precies zit, weet ik nog niet; je energierekening blijft vast betaalbaar als je van alles in de cloud zet. Maar er kleeft nog een ander nadeel aan die zogenaamde oneindige opslagmogelijkheid: het wordt er – net als in een overvolle garage – vaak niet  overzichtelijker van.

Eigenlijk bij al mijn cliënten speelt de wens om ooit écht eens digitaal op te ruimen. Soms doe ík dat voor ze, soms doen we het samen. Zo mocht ik inmiddels best wat mailboxen bekijken en archiefsystemen zien.

Ieder zijn stijl natuurlijk, maar persoonlijk word ik wat zenuwachtig van een inbox met meer dan – pak ’m beet – veertig mailtjes. Gestructureerd als ik ben, denk ik dan: werk aan de winkel! Voor mij staat de inbox voor ‘to do’: lezen, reageren, inplannen, uitwerken… Na dit soort acties mogen sommige mails wat mij betreft in een archiefmap. Maar het liefst verhuis ik ze naar de prullenbak. En ook die mag geregeld leeggemaakt worden. Niet vergeten!

Van mijn collega Els Jacobs leerde ik dat een archiefsysteem voor mails hooguit zo’n tien mappen zou moeten hebben. Kortgeleden zag ik bij een client een archiefmappensysteem van wel vijftig subthema’s. Alleen al het thema kinderen was daar onderverdeeld in school, buitenschoolse opvang, judo, paardrijden en logopedie. Dat hebben we teruggebracht naar het ene thema: kinderen.

Sinds ik ook foto-organizer ben, hoor ik dat veel mensen ook struggelen met het opslaan van digitale foto’s. Weer heel persoonlijk: ik zet mijn foto’s bij voorkeur op een externe harde schijf. Níet in de cloud, dat geeft me een wat unheimisch gevoel. Eén- à tweemaal per jaar gaan alle foto’s van mijn smartphone naar die externe harde schijf. Vakmatig verbaas ik me over de waarde die mensen aan foto’s toekennen versus hun nonchalance van het niet-opslaan. Zij willen hun foto’s wel veilig stellen, maar doen er niets aan.

Dus, mocht je rond de feestdagen wat vrije uren hebben, dan geef ik je ter overweging om eens wat digitaal te ontspullen en bestanden waar je veel waarde aan hecht, zoals foto’s, veilig te stellen. In dit linkje lees je er nog wat meer over. En mocht je mijn persoonlijke begeleiding, tips en motivatie kunnen gebruiken, bel of mail me dan gerust om voor het nieuwe jaar een afspraak te maken.

Voor nu wens ik je fijne feestdagen en alle goeds voor 2020.